Module 3

Establecer herramientas de comunicación estables

La comunicación, ya que es un elemento vital necesario para tener éxito en la gestión de proyectos virtuales y siempre debe ser abierta. Su cliente debe tener todas las herramientas confiables que necesita para comunicarse con los miembros de su equipo. Debe haber un software de comunicación que puedan usar para videoconferencias, debe haber la capacidad de realizar una interacción directa con cada miembro del equipo. Asegúrese de que haya un sistema de respaldo si alguna vez la herramienta de comunicación principal está inactiva para garantizar la comunicación continua entre los miembros del equipo.

Una sala de chat interna también es esencial donde los miembros del equipo pueden hacer preguntas rápidas, o pueden charlar para aliviar el estrés y no sentirse agotados.

Tener la tecnología adecuada en su lugar

Asegúrese de que la tecnología adecuada esté en su lugar para que la empresa pueda maximizar el uso de plataformas de gestión de proyectos y sistemas de comunicación mediados por la tecnología. Asegúrese de que la banda ancha sea capaz y adecuada y que eso se aplique tanto a los empleados internos como a los remotos. Asegúrese de que el soporte esté disponible relacionado con la tecnología, y también esté disponible siempre que lo necesite.

Generar confianza

Esto es importante en un entorno de oficina tradicional, pero es especialmente importante en la gestión de proyectos virtuales. Recuerde que el cliente y los empleados están trabajando con personas de diferentes lugares donde no pueden chocar entre sí durante las pausas para el café o las horas del almuerzo. Realmente no pueden ver a través de sus sentimientos porque rara vez tendrías pequeñas charlas. Genere confianza al ser un mentor, podría crear líderes de equipo votados confiables para los empleados.  A su vez, puede asesorar a los empleados a través de los líderes, asegurarse de responder a todos los involucrados y establecer expectativas no solo para los líderes, sino también para el equipo y el gerente. Los trabajadores virtuales se sentirán más cómodos cuando sepan que usted y el líder estarán allí para ellos cuando lo necesiten.

Una vez más, la comunicación es importante.  Responda preguntas importantes tan pronto como pueda y no las deje colgadas cuando tengan inquietudes. Dales mucha orientación y apoyo adaptado a sus necesidades y proyectos individuales. Elogiarlos cuando lo estén haciendo bien para asegurarse de que continúen haciendo lo que se espera, mantener el impulso y motivarlos a trabajar más duro. Una parte importante de esto es saber que lo que se dice no va más allá de la habitación en la que se encuentra es esencial para permitir que el vínculo se desarrolle.

Llevar a cabo reuniones de equipo

Esta es la mejor manera de comunicar planes y objetivos en todos los ámbitos. Esto también permitirá que los miembros del equipo intercambien sus pensamientos e ideas. Un mentor debe tener buenas habilidades de gestión de reuniones. Anime a los miembros del equipo a hablar durante las reuniones de gestión de proyectos y asegúrese de establecer metas. Hágales saber lo que se espera de ellos al final de cada reunión, y lo que va bien, y aborde las brechas con la capacitación adecuada cuando sea necesario.  Hacer preguntas asegurará la comprensión de los miembros, así que asegúrese de hacer preguntas con frecuencia para determinar su nivel de comprensión. Sea conciso y hable un poco despacio.  Use  herramientas para compartir pantalla durante reuniones como Skype y Zoom.

Realice un seguimiento de las horas de trabajo, la asistencia y la producción de trabajo

Esto es necesario para garantizar la productividad del equipo. La mayoría de las veces es un desafío realizar un seguimiento de la productividad de su cliente, ya que no puede ver exactamente lo que están haciendo. Es posible que deba pedirles un  informe al final del día. Con la gestión de proyectos virtuales, puede ver virtualmente cómo les va, realizar un seguimiento de toda su actividad y acciones, obtener informes automatizados, tareas asignadas, etc.  Puede asegurarse ad-hoc y de forma remota de cómo están trabajando a una capacidad y capacidad óptimas, sabrá cómo progresa cada miembro del equipo, cuánto tiempo tarda en terminar una tarea, etc. Puede realizar sesiones de tutoría de forma virtual o interna para mejorar su productividad. Proporcione evaluaciones y sea transparente al hacerles saber en qué necesitan mejorar.

Seguir un sistema

Cada negocio necesita seguir un sistema estable y sólido. Sin él, las cosas estarán por todas partes. Asegúrese de que todos los miembros sigan el mismo sistema y procesos. Recuerde establecer expectativas claras y delinear protocolos y pautas, para asegurarse de que todos estén en la misma página. Asegúrese de que todos entiendan los comportamientos apropiados del sistema, como el uso de técnicas efectivas de resolución de problemas; proporcionar retroalimentación, usar el mejor enfoque para una tarea o proyecto, apoyarse mutuamente y documentar resoluciones en un registro de problemas que forma parte del repositorio de conocimiento.  Monitorear este sistema y proporcionar retroalimentación a través de reuniones y sesiones de tutoría le permite a usted, como mentor, asegurarse de que el sistema esté bajo control y que esté mejorando el conocimiento, las habilidades y las competencias de todo el personal involucrado.

Considerar el liderazgo de la empresa

Considere el estilo de liderazgo o la estructura de la empresa, esto significa que es posible que deba usar un estilo de liderazgo diferente al que usa en un entorno de trabajo tradicional. No importa cuán efectivo sea el estilo utilizado con los empleados internos; es posible que necesite una estrategia diferente para sus trabajadores remotos, por lo que debe tener habilidades de liderazgo flexibles. Recuerde que a pesar de que los miembros del equipo están en diferentes lados del mundo, comparten el mismo propósito y todos tienen responsabilidades compartidas. Concéntrese en los gerentes.  Comunicar los objetivos y planes de manera efectiva es importante, así como la supervisión. Necesitan hacer un esfuerzo adicional para hacer un seguimiento del progreso del equipo y proporcionarles actualizaciones cada vez que haya cambios.

Crear una hoja de ruta

Proporcionar un plan concreto o una hoja de ruta que se esté siguiendo para que todas las personas que trabajan en un proyecto estén en la misma página. Esto establece las expectativas de los miembros del equipo virtual y asegura que la interacción entre los miembros del equipo sea sólida. El primer paso a dar con el equipo / aprendices es explicar el proceso y obtener algo concreto escrito y tener un software de gestión de proyectos que le permitirá realizar un seguimiento del progreso. Es clave que entiendan lo que están tratando de sacar del proceso y una hoja de ruta ayuda a visualizar el camino que tomará la empresa y los proyectos. La hoja de ruta puede cambiar con el tiempo, pero un buen lugar para comenzar es anotar algunos objetivos profesionales y de desarrollo en hitos importantes, por ejemplo, dentro de seis meses, un año y cinco años. Después de eso, puede averiguar cómo se pueden alinear y lograr.

Piensa a largo plazo

Puede ser fácil centrarse en las necesidades inmediatas de la vida profesional y las cosas que deben aprenderse de inmediato. La importancia de un mentor es que le da al equipo o a los miembros del equipo  espacio para echar un vistazo a largo plazo a lo que quieren hacer y dónde se encuentran sus fortalezas. Esto puede marcar una gran diferencia a la hora de elegir en qué líneas de tareas de un proyecto centrarse.

Capacidad para extender el programa de gestión de proyectos, esto significa ayudar a nuevas personas a unirse o incluso a todo un equipo, para garantizar que todos tengan una comprensión común de la visión del programa y proyecto y sus responsabilidades en términos de las metas y objetivos específicos del programa o proyecto. Otros objetivos son desarrollar conocimientos, habilidades y competencias básicas; preparar a las personas para roles gerenciales o ejecutivos; proporcionar atención personal personalizada; trabajar para mejorar la eficacia del grupo y el desarrollo del equipo; centrarse en el asesoramiento y el desarrollo profesional; proporcionar asesoramiento; y apoyar al individuo y al grupo según corresponda.

Hacer el tiempo para estar disponible

Demostrar que está comprometido con el papel de un mentor es una señal importante de que está interesado en ver avanzar al equipo / aprendiz. En lugar de dejar las cosas al azar, establezca momentos en los que discutirá el progreso del equipo / aprendiz con su plan, como cada dos semanas o una vez al mes. También puede ser bueno hacerles saber que está disponible para discutir cualquier problema que puedan encontrar relacionados con sus tareas profesionales.

Avanzar en la mentoría

Avanzar gradualmente la tutoría al ritmo y las necesidades de la empresa. Continuar desarrollando la estructura de gestión de proyectos virtuales, el software y las capacidades para satisfacer sus necesidades y avanzar aún más en la empresa para que pueda mantenerse al día con las tendencias y las demandas digitales. El equipo debe progresar y mejorar continuamente los factores e implicaciones competitivas externas. Es su trabajo darse cuenta de dónde se encuentran las brechas y garantizar que el sistema virtual de gestión de proyectos adapte y cierre estas brechas de manera rápida, efectiva y eficiente con prontitud. Siempre debe estar 10 pasos por delante y usar su papel como mentor para explorar todos los caminos posibles disponibles que están disponibles y son posibles.