Module 3

Schaffung stabiler Kommunikationsmittel

Kommunikation ist ein wesentliches Element, das für ein erfolgreiches virtuelles Projektmanagement erforderlich ist und immer offen sein sollte. Ihr Kunde sollte über alle zuverlässigen Instrumente verfügen, die er für die Kommunikation mit seinen Teammitgliedern benötigt. Er sollte über eine Kommunikationssoftware verfügen, die er für Videokonferenzen nutzen kann, und er sollte die Möglichkeit haben, direkt mit jedem Teammitglied zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass es ein Backup-System gibt, falls das Hauptkommunikationsmittel ausfällt, um eine kontinuierliche Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu gewährleisten.

Auch ein interner Chatroom ist unerlässlich, in dem Teammitglieder schnelle Fragen stellen oder sich austauschen können, um Stress abzubauen und sich nicht ausgebrannt zu fühlen.

Die richtige Technologie einsetzen

Stellen Sie sicher, dass die richtige Technologie vorhanden ist, damit das Unternehmen den Einsatz von Projektmanagement-Plattformen und technologiegestützten Kommunikationssystemen optimieren kann. Stellen Sie sicher, dass die Breitbandverbindungen leistungsfähig und angemessen sind, und zwar sowohl für interne als auch für externe Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass technologische Unterstützung zur Verfügung steht und dass Sie immer erreichbar sind, wenn Sie gebraucht werden.

Vertrauen aufbauen

Dies ist in einer traditionellen Büroumgebung wichtig, aber besonders wichtig beim virtuellen Projektmanagement. Denken Sie daran, dass der Kunde und die Mitarbeiter mit Menschen arbeiten, die sich an verschiedenen Orten befinden und sich nicht in den Kaffeepausen oder in der Mittagspause über den Weg laufen. Sie können ihre Gefühle nicht wirklich durchschauen, weil Sie nur selten kleine Plaudereien führen würden. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie ein Mentor sind, der für die Mitarbeiter als zuverlässiger Teamleiter fungieren kann. Sie können wiederum die Mitarbeiter durch die Leiter anleiten und sicherstellen, dass Sie auf alle Beteiligten eingehen, und Erwartungen nicht nur an die Leiter, sondern auch an das Team und den Manager stellen. Die virtuellen Mitarbeiter werden sich wohler fühlen, wenn sie wissen, dass Sie und der Leiter für sie da sind, wenn sie Sie brauchen.

Auch hier ist Kommunikation wichtig. Beantworten Sie wichtige Fragen so schnell wie möglich und lassen Sie sie nicht hängen, wenn sie Bedenken haben. Geben Sie ihnen reichlich Anleitung und Unterstützung, die auf ihre Bedürfnisse und individuellen Projekte zugeschnitten sind. Loben Sie sie, wenn sie gute Leistungen erbringen, um sicherzustellen, dass sie auch weiterhin das tun, was von ihnen erwartet wird, um den Schwung aufrechtzuerhalten und um sie zu motivieren, noch härter zu arbeiten. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass das, was gesagt wird, nicht über den Raum hinausgeht, in dem Sie sich befinden, damit sich die Bindung entwickeln kann.

Durchführung von Teamsitzungen

Dies ist der beste Weg, um Pläne und Ziele auf breiter Ebene zu kommunizieren. Außerdem können die Teammitglieder so ihre Gedanken und Ideen austauschen. Ein Mentor muss über gute Fähigkeiten im Sitzungsmanagement verfügen. Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich während der Projektmanagement-Sitzungen zu Wort zu melden, und stellen Sie sicher, dass Sie Ziele setzen. Lassen Sie die Teammitglieder wissen, was am Ende jeder Sitzung von ihnen erwartet wird und was gut läuft, und sprechen Sie die Lücken bei Bedarf mit entsprechenden Schulungen an. Stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass die Mitglieder die Aufgaben verstehen, und stellen Sie daher häufig Fragen, um festzustellen, wie weit sie verstanden haben. Seien Sie prägnant und sprechen Sie etwas langsamer. Nutzen Sie während der Sitzungen Tools zur Bildschirmfreigabe wie Skype und Zoom.

Kontrolle von Arbeitszeiten, Anwesenheit und Arbeitsleistung

Dies ist notwendig, um die Produktivität des Teams zu gewährleisten. Es ist oft eine Herausforderung, die Produktivität Ihres Kunden im Auge zu behalten, da Sie nicht genau sehen können, was er tut. Möglicherweise müssen Sie ihn um einen Tagesabschlussbericht bitten. Mit virtuellem Projektmanagement können Sie virtuell sehen, was Ihr Kunde tut, alle seine Aktivitäten und Aktionen verfolgen, automatische Berichte erhalten, Aufgaben zuweisen usw. Sie können sich ad hoc und aus der Ferne vergewissern, dass die Mitarbeiter optimal ausgelastet sind, Sie wissen, wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen, usw. Sie können Mentoring-Sitzungen entweder virtuell oder intern durchführen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Geben Sie Bewertungen ab und teilen Sie den Mitarbeitern transparent mit, was sie verbessern müssen.

Einem System folgen

Jedes Unternehmen muss einem stabilen und soliden System folgen. Ohne dieses System werden die Dinge durcheinander geraten. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Unternehmens demselben System und denselben Verfahren folgen. Denken Sie daran, klare Erwartungen zu formulieren und Protokolle und Richtlinien festzulegen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen. Vergewissern Sie sich, dass jeder die angemessenen Verhaltensweisen des Systems versteht, wie z. B. die Anwendung effektiver Problemlösungstechniken, die Bereitstellung von Feedback, die Verwendung des besten Ansatzes für eine Aufgabe oder ein Projekt, die gegenseitige Unterstützung und die Dokumentation von Lösungen in einem Fehlerprotokoll, das Teil des Wissensspeichers ist. Durch die Überwachung dieses Systems und die Bereitstellung von Feedback im Rahmen von Besprechungen und Mentoring-Sitzungen können Sie als Mentor sicherstellen, dass das System in Ordnung ist und Sie die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen aller beteiligten Mitarbeiter verbessern.

Berücksichtigen Sie die Führung des Unternehmens

Berücksichtigen Sie den Führungsstil oder die Struktur des Unternehmens. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise einen anderen Führungsstil anwenden müssen als in einer traditionellen Arbeitsumgebung. Es spielt keine Rolle, wie effektiv der Führungsstil bei den internen Mitarbeitern ist; für Ihre Mitarbeiter im Außendienst benötigen Sie möglicherweise eine andere Strategie, so dass Sie über flexible Führungsqualitäten verfügen müssen. Denken Sie daran, dass die Teammitglieder, auch wenn sie sich auf verschiedenen Seiten der Welt befinden, dasselbe Ziel verfolgen und alle die gleiche Verantwortung tragen. Konzentrieren Sie sich auf die Führungskräfte. Die effektive Kommunikation von Zielen und Plänen ist ebenso wichtig wie die Überwachung. Sie müssen sich besonders darum bemühen, die Fortschritte des Teams zu verfolgen und es bei Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Einen Fahrplan erstellen

Legen Sie einen konkreten Plan oder Fahrplan vor, der befolgt wird, damit alle an einem Projekt arbeitenden Personen auf derselben Seite stehen. Dadurch werden die Erwartungen der virtuellen Teammitglieder festgelegt und eine solide Interaktion zwischen den Teammitgliedern sichergestellt. Der erste Schritt, den Sie mit dem Team/den Teilnehmern unternehmen müssen, besteht darin, ihnen den Prozess zu erklären und etwas Konkretes aufzuschreiben sowie eine Projektmanagement-Software zu verwenden, mit der Sie den Fortschritt verfolgen können. Es ist wichtig, dass sie verstehen, was sie mit dem Prozess erreichen wollen, und ein Fahrplan hilft dabei, den Weg zu visualisieren, den das Unternehmen und die Projekte nehmen werden. Der Fahrplan kann sich im Laufe der Zeit ändern, aber ein guter Anfang ist es, einige Entwicklungs- und Berufsziele zu wichtigen Meilensteinen aufzuschreiben, z. B. innerhalb von sechs Monaten, einem Jahr und fünf Jahren. Danach können Sie herausfinden, wie diese Ziele aufeinander abgestimmt und erreicht werden können.

Langfristig denken

Es kann leicht sein, sich auf die unmittelbaren Notwendigkeiten des Berufslebens und die Dinge zu konzentrieren, die sofort gelernt werden müssen. Die Bedeutung eines Mentors besteht darin, dass er dem Team oder den Teammitgliedern den Raum gibt, sich längerfristig zu überlegen, was sie tun wollen und wo ihre Stärken liegen. Dies kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, auf welche Aufgabenbereiche eines Projekts man sich konzentrieren will.

Fähigkeit, das Projektmanagementprogramm zu erweitern, d. h. neue Mitarbeiter oder sogar ein ganzes Team zu unterstützen, um sicherzustellen, dass jeder ein gemeinsames Verständnis von der Vision des Programms und des Projekts sowie von seinen Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die spezifischen Ziele des Programms oder Projekts hat. Weitere Ziele sind die Entwicklung von Kenntnissen, Fertigkeiten und Kernkompetenzen, die Vorbereitung auf die Übernahme von Management- oder Führungsaufgaben, die persönliche Betreuung von Einzelpersonen, die Verbesserung der Gruppeneffektivität und der Teamentwicklung, die Karriereberatung und -entwicklung, die Beratung und die Unterstützung des Einzelnen und der Gruppe, soweit dies erforderlich ist.

Nehmen Sie sich die Zeit, verfügbar zu sein

Wenn Sie zeigen, dass Sie sich für die Rolle des Mentors engagieren, ist das ein wichtiges Zeichen dafür, dass Sie daran interessiert sind, dass das Team/der Mentee Fortschritte macht. Überlassen Sie die Dinge nicht dem Zufall, sondern vereinbaren Sie Zeiten, in denen Sie die Fortschritte des Teams/Mentee in Bezug auf seinen Plan besprechen, z. B. alle zwei Wochen oder einmal im Monat. Es kann auch gut sein, ihnen mitzuteilen, dass Sie ihnen zur Verfügung stehen, um alle Probleme zu besprechen, die sie im Zusammenhang mit ihren beruflichen Aufgaben haben könnten.

Das Mentoring vorantreiben

Schrittweise Anpassung des Mentorings an das Tempo und die Bedürfnisse des Unternehmens. Entwickeln Sie die virtuelle Projektmanagementstruktur, die Software und die Fähigkeiten weiter, um den Anforderungen gerecht zu werden und das Unternehmen weiter voranzubringen, damit es mit Trends und digitalen Anforderungen Schritt halten kann. Das Team muss sich ständig weiterentwickeln und an externe Wettbewerbsfaktoren und -auswirkungen anpassen. Es ist Ihre Aufgabe, zu erkennen, wo die Lücken liegen und dafür zu sorgen, dass das virtuelle Projektmanagement-System sich anpasst und diese Lücken zeitnah, effektiv und effizient schließt. Sie müssen immer 10 Schritte voraus sein und Ihre Rolle als Mentor nutzen, um alle verfügbaren und möglichen Wege auszuloten.