Module 3

Stwórz stabilne narzędzia komunikacji

Komunikacja jest istotnym elementem potrzebnym do odniesienia sukcesu w procesie zdalnego zarządzania projektami i powinna być zawsze otwarta. Twój klient powinien mieć wszystkie niezawodne narzędzia, których potrzebuje do komunikowania się ze swoim zespołem. Ważny jest wybór odpowiedniej platformy, którą mogą używać do wideokonferencji i gdzie istnieje możliwość prowadzenia bezpośredniej interakcji z każdym członkiem zespołu. Funkcja wewnętrznego czatu w firmie pozwoli również na szybką i efektywną komunikację członków zespołu w różnorakich niecierpiących zwłoki tematach.

Zapewnij odpowiednia technologię

Upewnij się, że istnieje właściwa technologia, pozwalająca firmie zmaksymalizować wykorzystanie platform do zarządzania projektami i systemami komunikacji. Upewnij się, że łączność szerokopasmowa jest sprawna i wystarczająca, zarówno dla pracowników wewnętrznych, jak i zdalnych, oraz dostępne jest stałe wsparcie techniczne.

Buduj zaufanie

Jest to ważny element w tradycyjnym środowisku biurowym, ale staje się jeszcze ważniejszy podczas zdalnego zarządzania projektami. Pamiętaj, że klient i pracownicy pracują z ludźmi z różnych lokalizacji, i nie mają okazji spotkać się podczas przerw na kawę lub w godzinach lunchu. Jako mentor możesz zbudować zaufanie, poprzez zbudowanie dedykowanego zespołu team leaderów i za ich pośrednictwem możesz zarządzać zespołem. Zdalni pracownicy poczują się bardziej komfortowo, gdy będą wiedzieć, że Ty i lider będziecie przy nich, gdy będą Was potrzebować.

Ponownie, ważna jest komunikacja. Odpowiadaj na ważne pytania tak szybko, jak to możliwe. Przekaż tyle wskazówek i wsparcia dostosowanego do ich potrzeb i indywidualnych oczekiwań ile potrzebują. Chwal ich, gdy dobrze sobie radzą, upewniaj się, że nadal robią to, czego się od nich oczekuje, utrzymaj tempo i motywuj do cięższej pracy. Ważną częścią budowania zaufania w zespole jest lojalność i świadomość, że to, co zostało powiedziane, nie wykracza poza pokój, w którym się znajdujesz.

Organizuj spotkania zespołu

To najlepszy sposób na komunikowanie planów i celów w całej firmie. Umożliwi to również członkom zespołu wymianę myśli i pomysłów. Mentor musi posiadać umiejętności zarządzania spotkaniami. Zachęcaj członków zespołu do zabierania głosu podczas spotkań projektowych i pamiętaj o wyznaczeniu celów. Poinformuj ich, czego się od nich oczekuje pod koniec każdego spotkania, a w razie potrzeby uzupełnij braki poprzez odpowiednie szkolenie. Aktywne uczestnictwo w spotkaniach pozwala członkom zespołu na wyjaśnienie trudnych kwestii i lepsze zrozumienie oczekiwań i celów projektu. Korzystaj z narzędzi do udostępniania ekranu podczas spotkań, takich jak Skype i Zoom.

Monitoruj godziny pracy, sprawdzaj frekwencję i wydajność pracy

Jest to konieczne, aby utrzymywać właściwą wydajność zespołu. Dzięki wirtualnemu zarządzaniu projektami masz możliwość zdalnej kontroli, śledzenia wszystkich działań oraz otrzymywania automatycznych raportów z postępów przydzielonych zadań.

Możesz prowadzić sesje mentoringu zdalnie lub na miejscu, aby poprawić ich produktywność. Wnioski z przeprowadzonych ocen zawsze komunikuj zainteresowanym w sposób otwarty aby mieli wiedzę nad czym mają jeszcze pracować.

Kieruj się systemem

Każda firma musi kierować się stabilnym i solidnym systemem. Bez tego nic nie będzie działało. Upewnij się, że wszyscy członkowie stosują ten sam system i procesy. Pamiętaj o ustaleniu jasnych oczekiwań i nakreśleniu protokołów i wytycznych. Upewnij się, że wszyscy rozumieją elementy systemu, takie jak stosowanie skutecznych technik rozwiązywania problemów; dostarczanie opinii, korzystanie z najlepszych praktyk, wzajemne wsparcie i dokumentowanie proponowanych rozwiązań, które stają się ważnym źródłem wiedzy. Monitorowanie tego systemu i przekazywanie informacji zwrotnych poprzez spotkania i sesje mentoringu pozwala Ci, jako mentorowi upewnić się, że system jest pod kontrolą, a Ty masz wpływ na rozwój umiejętności i kompetencji wszystkich zaangażowanych pracowników.

Rozważ model kierownictwa w firmie

Zastanów się nad stylem przywództwa lub strukturą firmy i rozważ czy nie będziesz musiał użyć innego stylu przywództwa niż ten, którego używasz w tradycyjnym środowisku pracy. Styl który bardzo dobrze zdaje egzamin w tradycyjnym, stacjonarnym miejscu pracy, może nie spełniać oczekiwać w przypadku pracowników zdalnych, więc musisz mieć elastyczne umiejętności przywódcze. Pamiętaj, że chociaż członkowie zespołu znajdują się w różnych częściach świata, mają ten sam cel i wszyscy mają wspólną odpowiedzialność. Ważne jest skuteczne komunikowanie celów i planów oraz nadzór. Dodatkowy wysiłek musi być włożony, aby śledzić postępy zespołu a wszelkie zmiany na bieżąco komunikować.

Utwórz mapę drogową

Przekaż konkretny plan lub mapę drogową, aby wszystkie osoby pracujące nad projektem były właściwie poinformowane. Idzie to w parze z oczekiwaniami członków wirtualnego zespołu i zapewnia solidną interakcję między nimi. Pierwszym krokiem, który należy wykonać będzie wyjaśnienie całego procesu, przekazanie konkretnych zadań do wykonania z zespołem/podopiecznymi oraz posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami, które pozwoli i ułatwi śledzić postępy. Mapa drogowa pozwoli zwizualizować ścieżkę jaką musi podążać zespół projektowy. Oczywiście mapa drogowa może się zmieniać z czasem i będzie to na bieżąco uaktualniane, jednak dobrze jest zapisać tam założenie i plany na najbliższe miesiące czy też lata.

Myśl długoterminowo

Skoncentrowanie się na bieżących potrzebach życia zawodowego i kwestiach z którymi należy pilnie się zapoznać może być stosunkowo łatwe. Zadaniem mentora jest jednak tworzyć przestrzeń do planowania długoterminowego, co i w jaki sposób zamierza wykonać jego zespół w przyszłości i gdzie leżą jego mocne i słabe strony. Może to mieć duże znaczenie przy wyborze wątków zadań w projekcie, na których należy się skoncentrować.

Umiejętność rozszerzenia programu zarządzania projektami, pozwala nowym osobom dołączającym do zespołu szybciej i lepiej zrozumieć wizję projektu i jego założeń jak również szybciej odczytać swoją rolę i obowiązki w zespole.

Znajdź czas aby być dostępnym

Widoczne zaangażowanie w rolę mentora jest przejawem zainteresowania rozwojem zespołu/podopiecznego. Zamiast pozostawiać sprawy przypadkowi, ustal terminy, w których będziesz omawiać postępy zespołu/podopiecznego w odniesieniu do ich planu, na przykład co dwa tygodnie lub raz w miesiącu. Podopieczni muszą wiedzieć, że w niemal każdym momencie mogą omówić z Tobą wszelkie zawodowe kwestie.

Rozwijaj mentoring

Stopniowo dostosuj mentoring do tempa i potrzeb firmy. Kontynuuj rozwijanie zdalnej struktury zarządzania projektami, oprogramowania i możliwości, aby dopasować je do swoich potrzeb i dalej rozwijać firmę, aby mogła nadążać za trendami i wymaganiami cyfrowymi. Zespół musi stale się rozwijać i doskonalić aby być konkurencyjnym na rynku. Twoim więc zadaniem jest identyfikacja braków oraz szybkie i skuteczne ich zniwelowanie przy pomocy zdalnego systemu zarządzania projektami. Zawsze musisz być 10 kroków do przodu i wykorzystać swoją rolę mentora, aby zbadać wszystkie dostępne i możliwe ścieżki.