Módulo 3.4 - Innovative Digital Pedagogies for Entrepreneurship Educators (INDEED)

3.4 Elegir la herramienta de gestión de proyectos virtual adecuada

Cuando elige una herramienta de gestión de proyectos virtuales , debe coincidir con las necesidades de la empresa. Debe ser flexible y ser capaz de adaptarse y cubrir todas o al menos la mayoría de sus necesidades. Digital Change Makers ha seleccionado algunas herramientas posibles en el Digital Change Makers Toolkit. En esta sección, comprenderá lo que está involucrado y debe tenerse en cuenta al seleccionar una herramienta de gestión de proyectos virtuales para su aprendiz / aprendiz. Aprenderá sobre Monday.com como una opción posible en la sección de seminarios web Monday.com donde utilizan zoom webinars. Luego se le invita a intentar configurar su seminario web utilizando Zoom como herramienta de comunicación.

Cultura de trabajo transparente simplificada; Los sistemas virtuales de gestión de proyectos son sistemas operativos de trabajo basados en la nube. Deben ofrecer una plataforma simplificada para gestionar cualquier equipo, en cualquier lugar de cualquier proyecto, al tiempo que crean una cultura de trabajo más transparente. Como resultado, los equipos se vuelven mucho más productivos y comprometidos con la transparencia. Una mayor transparencia conduce a una mayor confianza, un mejor compromiso, una mejor comunicación y un éxito a largo plazo.

Integración de todos los empleados; los empleados deben poder confiar en la interactividad garantizada sin limitaciones geográficas. Deben poder utilizar la herramienta en sus dispositivos móviles. Los usuarios deben ser capaces de crear grupos multidisciplinarios más pequeños con sus objetivos. Todos deben mantenerse informados, incluso la recepción. Es beneficioso tener una plataforma que esté vinculada a los canales de redes sociales para que el personal pueda mantenerse al día con la actividad externa e interna, por ejemplo, ver un nuevo producto en Instagram, leer o desarrollar blogs, ver un video sobre cómo usar una nueva herramienta o producto digital. Esto asegura que todos estén informados al poder educarse a sí mismos. Una plataforma de gestión de proyectos virtuales ideal debe permitir un intercambio ágil de archivos que se integre en soluciones internas, lo que significa que las bandejas de entrada de correo electrónico se vacían de dicha información.

Personalización y control total: una plataforma ideal debe ser personalizable para que pueda crear sus flujos de trabajo de cualquier manera que funcione para usted y su equipo. Sus componentes principales son tableros, grupos, columnas y elementos.

Tener tableros o paneles que sean intuitivos y fáciles de usar es esencial, por ejemplo, arrastrar y soltar, tableros codificados por colores que sean flexibles, intuitivos, fáciles de compartir, etiquetar cualquier columna lo que desee, agregar elementos tantos como desee, agregar / editar / eliminar / arrastrar / soltar. Tiene múltiples plantillas para todas las necesidades de la empresa y el departamento, por ejemplo, canalizaciones de ventas, campañas de marketing, procesos de reclutamiento, planificación de producción de video, gestión de tareas, seguimiento del progreso, hojas de ruta de productos, procesos comerciales, planificación de diseño, seguimiento de errores, gestión de eventos, planificación de la construcción

Una mejor comunicación, colaboración y visibilidad son primordiales, por lo que los usuarios no tienen que sincronizar reuniones, encontrar correos electrónicos (los tableros de mensajes se mantienen todos juntos para cada pulso), todos los archivos guardados en cada elemento relacionado, actualizar el estado, saber si alguien ha visto su trabajo, quién lo ha visto, proporcionar comentarios. Cross-Functional debe ser parte de sus características para que todos los equipos puedan trabajar juntos en un lugar centralizado organizado. Los usuarios deben poder asignar tareas y tener una visibilidad completa de quién está trabajando en qué, qué se hace, si están atascados, esperando la aprobación, etc. Vista completa de líneas de tiempo, actualizaciones, hitos, seguimiento de tiempo, paneles, integraciones de otras herramientas, por ejemplo, Mailchimp, Slack, Gmail, diferentes vistas, por ejemplo, vista de diagrama de Gantt, automatizaciones (alguien notificado cuando se completa una tarea)

Debe integrarse con otras plataformas en línea importantes de la empresa requeridas, por ejemplo, Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello, Zapier