Modul 3.4 - Innovative Digital Pedagogies for Entrepreneurship Educators (INDEED)

3.4 Die Wahl des richtigen virtuellen Projektmanagement-Tools

Wenn Sie ein virtuelles Projektmanagement-Tool auswählen, muss es den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Es muss flexibel und anpassungsfähig sein und alle oder zumindest die meisten ihrer Bedürfnisse abdecken. Digital Change Makers hat einige mögliche Tools im Digital Change Makers Toolkit ausgewählt. In diesem Abschnitt erfahren Sie, was bei der Auswahl eines virtuellen Projektmanagement-Tools für Ihre Mentees/Mentee’s zu beachten ist. Im Abschnitt über die Webinare von Monday.com lernen Sie Monday.com als eine mögliche Option kennen, da dort Zoom Webinare verwendet werden. Anschließend sind Sie eingeladen, Ihr eigenes Webinar mit Zoom als Kommunikationstool einzurichten.

Vereinfachte, transparente Arbeitskultur; virtuelle Projektmanagement-Systeme sind Cloud-basierte Arbeitsbetriebssysteme. Sie müssen eine vereinfachte Plattform bieten, um jedes Team an jedem Ort für jedes Projekt zu verwalten und gleichzeitig eine transparentere Arbeitskultur zu schaffen. Das Ergebnis ist, dass die Teams durch die Transparenz viel produktiver und engagierter werden. Größere Transparenz führt zu größerem Vertrauen, besserem Engagement, besserer Kommunikation und langfristigem Erfolg.

Integration aller Mitarbeiter; die Mitarbeiter müssen sich auf eine garantierte Interaktivität ohne geografische Einschränkungen verlassen können. Sie müssen in der Lage sein, das Tool auf ihren mobilen Geräten zu nutzen. Die Nutzer müssen in der Lage sein, kleinere multidisziplinäre Gruppen zu bilden, die ihre Ziele verfolgen. Alle müssen auf dem Laufenden gehalten werden, auch beim Empfang. Es ist von Vorteil, eine Plattform zu haben, die mit den Social-Media-Kanälen verbunden ist, damit die Mitarbeiter über externe und interne Aktivitäten auf dem Laufenden bleiben können, z. B. ein neues Produkt auf Instagram sehen, Blogs lesen oder entwickeln, ein Video über die Verwendung eines neuen digitalen Tools oder Produkts ansehen. So wird sichergestellt, dass jeder informiert ist, indem er sich selbst weiterbilden kann. Eine ideale virtuelle Projektmanagement-Plattform sollte einen agilen Dateiaustausch ermöglichen, der in interne Lösungen integriert ist, was bedeutet, dass der E-Mail-Posteingang von solchen Informationen entlastet wird.

Vollständige Anpassung und Kontrolle: Eine ideale Plattform sollte anpassbar sein, damit Sie Ihre Arbeitsabläufe so gestalten können, wie es für Sie und Ihr Team am besten ist. Die Kernkomponenten sind Boards, Gruppen, Spalten und Elemente.

Boards oder Dashboards, die intuitiv und einfach zu bedienen sind, sind von grundlegender Bedeutung, z. B. Drag & Drop, farbcodierte Boards, die flexibel, intuitiv und leicht gemeinsam nutzbar sind, jede Spalte nach Belieben beschriften, beliebig viele Elemente hinzufügen, hinzufügen/bearbeiten/entfernen/drag/drop. Verfügt über mehrere Vorlagen für alle Unternehmens- und Abteilungsbedürfnisse, z. B. Vertriebswege, Marketingkampagnen, Einstellungsprozesse, Videoproduktionsplanung, Aufgabenmanagement, Fortschrittsverfolgung, Produkt-Roadmaps, Geschäftsprozesse, Designplanung, Fehlerverfolgung, Eventmanagement, Bauplanung.

Bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Sichtbarkeit sind von größter Bedeutung, so dass die Benutzer nicht mehr Besprechungen synchronisieren, E-Mails finden (Message Boards werden für jeden Impuls zusammen gehalten), alle Dateien in jedem zugehörigen Element aufbewahren, den Status aktualisieren, wissen, ob jemand Ihre Arbeit gesehen hat, wer sie gesehen hat, Feedback geben. Cross-Functional sollte Teil der Funktionen sein, damit alle Teams an einem organisierten, zentralen Ort zusammenarbeiten können. Benutzer sollten in der Lage sein, Aufgaben zuzuweisen und einen vollständigen Überblick darüber zu haben, wer an was arbeitet, was erledigt ist, ob sie feststecken, auf die Genehmigung warten usw. Vollständige Ansicht von Zeitleisten, Aktualisierungen, Meilensteinen, Zeiterfassung, Dashboards, Integration anderer Tools, z. B. Mailchimp, Slack, Gmail, verschiedene Ansichten, z. B. Gantt-Diagramm-Ansicht, Automatisierungen (jemand wird benachrichtigt, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist).

Es sollte mit anderen wichtigen Online-Plattformen des Unternehmens integriert werden, z. B. Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello, Zapier