Modul 3.4 - Innovative Digital Pedagogies for Entrepreneurship Educators (INDEED)

3.4 Wybór odpowiedniego narzędzia do zdalnego zarządzania projektami

Kiedy wybierasz narzędzie do wirtualnego zarządzania projektami musi ono odpowiadać potrzebom firmy. Badacze z Digital Change Makers https://www.digitalchangemakers.eu/ wybrali kilka najbardziej pasujących narzędzi z ich opracowanego zestawu narzędziowego (ang.- toolkit). W tej części dowiesz się co należy wziąć pod uwagę przy wyborze właściwego narzędzia do wirtualnego zarządzania projektami dla swojego podopiecznego/podopiecznych. Zapoznasz się z Monday.com jako z jedną z możliwych opcji i ich opracowanych Webinariach Zoom. Następnie Twoim zadaniem będzie przygotowanie własnego webinarium przy użyciu Zoom jako narzędzia komunikacji.

Uproszczona przejrzysta kultura pracy; wirtualne systemy zarządzania projektami to działające w chmurze systemy operacyjne. Muszą oferować uproszczoną platformę do zarządzania dowolnym zespołem, w dowolnym miejscu w dowolnym projekcie, jednocześnie tworząc bardziej przejrzystą kulturę pracy. W rezultacie zespoły stają się znacznie bardziej produktywne i zaangażowane. Większa transparentność prowadzi do większego zaufania, lepszego zaangażowania, lepszej komunikacji i długoterminowego sukcesu.

Integracja wszystkich pracowników opiera się na gwarantowanej interaktywności bez ograniczeń geograficznych. Pracownicy muszą mieć możliwość korzystania z narzędzia na swoich urządzeniach mobilnych gdziekolwiek się znajdują. Korzystne jest posiadanie platformy połączonej z kanałami mediów społecznościowych, dzięki czemu pracownicy pozostają na bieżąco z informacjami z zewnątrz czy też wewnątrz organizacji, np. mogą zobaczyć nowy produkt na Instagramie, czytać lub rozwijać blogi, obejrzeć film o tym, jak korzystać z nowego cyfrowego narzędzie lub produktu. Idealna wirtualna platforma do zarządzania projektami powinna umożliwiać sprawne udostępnianie plików, odciążając skrzynki mailowe od tego rodzaju informacji.

Personalizacja i kontrola: idealna platforma powinna być konfigurowalna, abyś mógł budować i kontrolować cykl swojej pracy w dowolny sposób, najbardziej funkcjonalny dla Ciebie i Twojego zespołu. Jego podstawowymi elementami są tablice, grupy, kolumny i elementy.

Posiadanie łatwych w użyciu intuicyjnych tablic lub pulpitów nawigacyjnych, jest niezbędne dodajesz/edytujesz/usuwasz/przeciągasz/upuszczasz – podstawowe działania, które twoje narzędzie w sposób intuicyjny obsługuje. Narzędzie, które posiada wiele szablonów odpowiadających potrzebom i działaniom twojej firmy lub twojego działu takich jak, np. linie sprzedaży, kampanie marketingowe, procesy rekrutacji, zarządzanie zadaniami, śledzenie postępów, mapy drogowe produktów, procesy biznesowe, planowanie projektu, śledzenie błędów, zarządzanie wydarzeniami itp.

Lepsza komunikacja, współpraca i widoczność są najważniejsze, użytkownicy nie muszą synchronizować spotkań, szukać e-maili, wszystkie elementy znajdują się w jednym scentralizowanym miejscu. Postęp Twoich zadań widoczny dla innych z możliwością przekazania natychmiastowej opinii. Użytkownicy powinni mieć możliwość przypisywania zadań i mieć pełny wgląd w to, kto nad czym pracuje, co zostało zrobione, czy mają jakieś problemy, czy coś oczekuje na zatwierdzenie itp. Pełny obraz harmonogramów, aktualizacji, kamieni milowych, pulpitów nawigacyjnych, integracji innych narzędzi, np. Mailchimp, Slack, Gmail, czy też graficznych harmonogramów jak np. Wykres Gantta, bądź też funkcji automatycznego powiadamiania (np. o zakończeniu zadania).

It should integrate with other important company online platforms required e.g., Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello, Zapier